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E-Mail-Archivierung – Beseitigen Sie mögliche Gefahrenquellen

Bis vor einigen Jahren waren das Telefon, das Telefax und auch Briefe die wichtigsten Kommunikationsmittel für Unternehmen. Mittlerweile haben sich die Verhältnisse geändert und der E-Mail-Verkehr übernimmt eine immer wichtigere und umfassendere Rolle. Bei den meisten größeren Unternehmen hat er die Kommunikationsalternativen längst hinter sich zurückgelassen. Dementsprechend überrascht es nicht, dass in E-Mails heutzutage immer relevantere und umfassendere Daten präsentiert und übermittelt werden. Korrespondenzen mit Kunden, Lieferanten oder Geschäftspartnern werden heutzutage hauptsächlich via E-Mail abgewickelt. Was dementsprechend an Informationen und Daten in diesen Mails zusammenkommt, macht einen großen Teil der gesamten Unternehmenskommunikation aus.

Umso wichtiger wird es, dass diese Daten und Informationen geschützt und archiviert werden. Wenn wichtige E-Mails im allgemeinen Unternehmensgeschehen verloren gehen, können schnell Aufträge nicht erfüllt oder Termine nicht eingehalten werden, was wiederum zu erheblichen finanziellen Einbußen führen kann. Ebenfalls unangenehm wird es, wenn vertrauliche Kundeninformationen, die via Mail übermittelt worden sind, von unbefugten Dritten eingesehen werden. Für Sie als Unternehmer wird die Einrichtung eines E-Mails-Archivs demnach immer wichtiger. So können Sie Ihre Mails nicht nur dauerhaft vor dem Verlorengehen bewahren, sondern sie gleichzeitig auch vor der Einsicht durch Dritte schützen.

Welche Möglichkeiten der E-Mail-Archivierung gibt es?

Grundsätzlich gibt es verschiedene Optionen die eigenen Mails zu archivieren. Für Privatpersonen ist dies meist deutlich einfacher, da die Korrespondenzen im privaten Bereich meist einen überschaubaren Umfang mit sich bringen. Aber schon Freiberufler und kleinere Unternehmen korrespondieren in gesteigertem Ausmaß per Mail und müssen demnach entweder eine manuelle oder eine automatische Archivierung anregen. 

Bei einer manuellen Archivierung von E-Mails währen Mitarbeiter die zu archivierenden Mails per Hand aus und verschieben diese an einen entsprechenden Speicherort. Der Nachteil dieser Methode ist offensichtlich: Die manuelle Archivierung kostet viel Zeit, ist anfällig für Fehler und bietet keine Schutzfunktion gegenüber der Einsicht durch Unbefugte.

Bei der automatischen E-Mail-Archivierung dagegen werden eingehende und ausgehende Mails automatisch, das heißt über ein Computerprogramm gespeichert. Der Nachteil ist, dass hierbei auch Werbemails gespeichert werden sowie private Korrespondenzen, die nicht unbedingt einer Speicherung bedürfen. Weiterhin wird bei dieser automatischen Archivierung viel Speicherplatz verbraucht, der auf den Rechnern von kleinen Unternehmen und Freiberuflern häufig nicht zur Verfügung steht.

Die Merkmale von manueller und automatischer E-Mai-Archivierung

Archivierung Merkmale
Manuell - Mails werden per Hand ausgewählt und verschoben
- unwichtige Mails werden aussortiert
- kostet viel Zeit
- ist anfällig für Fehler
Automatisch - alle Mails werden archiviert
- spart Zeit
- minimiert Fehler
- verbraucht viel Speicherplatz

Die rechtliche Situation bei der E-Mail-Archivierung

Viele Unternehmen denken, dass eine E-Mail-Archivierung ausschließlich praktische Zwecke erfüllt. Dabei ist diese längst schon vom Gesetzgeber vorgeschrieben worden. Da die vollständige Geschäftskorrespondenz von Unternehmen für einen Zeitraum von bis zu zehn Jahren aufgehoben werden muss und mittlerweile viele Geschäftskorrespondenzen per E-Mail erfolgen, inkludiert dieses Gesetz, dass auch E-Mails für die Dauer von bis zu zehn Jahren gespeichert werden müssen.

Dabei muss sichergestellt werden, dass sämtliche Anhänge ebenfalls erhalten bleiben, dass die Mails nicht von Unbefugten eingesehen werden können und dass die Mails nicht nachträglich verändert werden können. Dies alles manuell zu bewerkstelligen, dürfte vielen Unternehmern nicht allzu leicht fallen und im schlimmsten Fall deutliche Kosten verursachen.

Wie sieht es privaten Mails im Unternehmen aus?

Diese Frage verdient eine gesonderte Begutachtung, da viele Unternehmen Mitarbeiter beschäftigen, die während ihrer Arbeitszeit auch Mails mit privaten Inhalten empfangen und versenden. Dies wird beispielsweise schon aufgrund der Vernetzung verschiedener Sphären wie etwa Sozialen Netzwerken unumgänglich. Diese E-Mails mit privaten Inhalten unterliegen aber dem Postgeheimnis und stellen den Unternehmer vor ein Problem: Speichert er diese E-Mails seiner Mitarbeiter verstößt er gegen ein Grundrecht seiner Mitarbeiter. Speichert er die E-Mails dagegen nicht, verstößt er möglicherweise gegen die gesetzliche Regelung, dass Geschäftskorrespondenz aufbewahrt werden muss.

Eine Möglichkeit dieses Problem zu umgehen ist nicht etwa das Verbot von Mails mit privaten Inhalten am Arbeitsplatz, sondern die Bereitstellung mehrerer Accounts für die Angestellten. Private Nachrichten können dann über eine private Adresse versendet werden, wohingegen die gesamte geschäftliche Korrespondenz archiviert wird. Alternativ dazu könnten Sie als Unternehmer Ihren Mitarbeitern auch erlauben Ihre privaten Freemail-Accounts über die Rechner des Unternehmens zu öffnen.

Softwarelösungen für die Archivierung von E-Mails

Da die manuelle Archivierung von E-Mails nur in geringem Maße überzeugt und auch bei der automatischen Archivierung verschiedene Defizite auftauchen können, lohnt es sich in eine Software zu investieren, die die Archivierung automatisch übernimmt. Wichtige Faktoren sind hierbei ein sogenannter Spam-Filter sowie die Sortierung und Verschlüsselung der Mails.

Wer zum Beispiel eine Outlook Archivierung vornehmen möchte, der sollte sicherstellen, dass die Mails in sinnvoller Weise sortiert werden, damit selbige anschließend auch wiedergefunden werden können. Darüber hinaus sind Verschlüsselungen sinnvoll, damit die Daten in den Mails geschützt bleiben. Weiterhin empfiehlt es sich die Archivierung auf einem externen Server vorzunehmen, um die eigenen Speichermedien nicht zu stark zu belasten. All diese Funktionen bringen zahlreiche Softwarelösungen für die E-Mail-Archivierung mit sich.

MailStore Server für die Archivierung von E-Mails

MailStore Server ist ein Produkt aus dem Hause MailStore Software GmbH, einem deutschen Unternehmen, das bereits im Jahr 2006 an den Markt ging. Der Fokus des Unternehmens liegt auf E-Mail-Archivierungslösungen, die Unternehmen, Privatpersonen und Selbstständigen viel Arbeit ersparen und gleichzeitig Kosten reduzieren. MailStore Server ist das wohl bekannteste Produkt aus der Entwicklerschmiede und konnte bereits rund 30.000 große und kleine Kunden für sich begeistern.

Bei MailStore Server ist es vor allem die Kombination aus unterschiedlichen Funktionen, gepaart mit einem sehr günstigen Preis, die diese Softwarelösung so attraktiv werden lässt. Wer seine E-Mails sichern und für die Zukunft rechtskonform aufbewahren möchte, der ist bei MailStore Server an der richtigen Adresse. MailStore Server gibt es zum Download als 30-tägige Testversion sowie für private Anwender mit MailStore Home in einer kostenfreien Vollversion.

Welche Leistungen bietet MailStore Server an?

MailStore Server arbeitet mit 100%igen Kopien, die von allen E-Mails angelegt und in einem zentralen Archiv abgelegt werden. Die Sicherheit sowie auch die Verfügbarkeit der archivierten Daten wird so über einen langen Zeitraum hinweg sichergestellt. Das bringt auf einen Blick erstaunlich viele Vorteile: So werden zum einen alle rechtlichen Anforderungen des Gesetzgebers erfüllt, denn die relevanten E-Mails werden mitsamt der anhängigen Dateien unabhängig von ihrer Größe archiviert. Darüber hinaus wird die Archivierung nach bestimmten Kriterien vollzogen, die Ihnen eine erleichterte Suche ermöglicht. Suchen Sie die entsprechende E-Mail im Archiv beispielsweise anhand der E-Mail selbst oder über ihren Dateianhang.

Die externe Archivierung erlaubt Ihnen die Datenspeicherung mit einer maximalen Sicherheit, während gleichzeitig Ihre Mail-Server deutlich entlastet werden. Ihr gesamter Speicherbedarf kann sich so binnen kürzester Zeit um bis zu 70 Prozent reduzieren. Schließlich können Sie eingehende E-Mails nun nach der Bearbeitung umgehend aus dem Postfach löschen, da die Archivierung durch MailStore Server automatisch vorgenommen wird. Dadurch werden letztendlich auch Ihre regulären Postfachbegrenzungen aufgehoben. Speichern Sie, so viel Sie wollen, können und müssen.

Die Vorteile von MailStore Server auf einen Blick

  • Suchfunktion erleichtert das Wiederfinden von Mails
  • Speicherkapazitäten werden erhöht
  • Postfachbegrenzungen werden ausgehebelt
  • arbeitet unabhängig von PST-Dateien
  • Backup und Restore werden deutlich vereinfacht
  • die Produktivität wird gesteigert

MailStore Server bietet als Softwarelösung für die E-Mail-Archivierung zahlreiche Vorteile für kleinere Unternehmen und auch Freiberufler. MailStore Server kann out-of-the-box von bis zu 500 Anwendern in einem Unternehmen genutzt werden. Da durch die Software keine Veränderungen am Mail-Server selbst vorgenommen werden, reduziert sich das potentielle Risiko durch die Einführung der Software auf ein Minimum. Wenn auch Sie von MailStore Server profitieren möchten, können Sie unsere Mitarbeiter ganz einfach ansprechen. Dasselbe gilt auch für den Fall, dass Sie noch Fragen zur E-Mail-Archivierung im Allgemeinen haben sollten.