Groupware – Maximieren Sie die Effizienz der Zusammenarbeit

In einem Unternehmen sind die einzelnen Mitarbeiter normalerweise nicht auf sich allein gestellt, sondern arbeiten in einem komplex angelegten Netzwerk zusammen. Jeder verfügt zwar im Idealfall über seinen eigenen Aufgabenbereich, aber an verschiedenen Stellen kommt es zu Berührungspunkten, an denen eine effiziente Zusammenarbeit gefordert ist. Diese Zusammenarbeit wird vor allem dann schwierig und aufwendig, wenn sie über eine zeitliche oder räumliche Distanz hinweg erfolgen muss.

Um auch in derartigen Umgebungen ein Maximum an Leistungsfähigkeit zu evozieren, haben sich verschiedene Unternehmen auf die Entwicklung von sogenannter Groupware spezialisiert. Worum genau es sich hierbei handelt und welche Lösungsansätze für Ihr Unternehmen in Frage kommen könnten, möchten wir mit den nachfolgenden Ausführungen vermitteln.

Was ist Groupware und wie funktioniert sie?

Groupware ist eine andere Bezeichnung für eine sogenannte Gruppen-Software, die manchmal auch als Collaboration Software bezeichnet wird und zum Einsatz kommt, um die Zusammenarbeit der Menschen in einem Unternehmen zu erleichtern. Im Grunde genommen ermöglicht Groupware eine computerbasierte Zusammenarbeit, die allerdings auch über räumliche und zeitliche Distanzen hinweg funktioniert.

Ein kleines Beispiel kann die Sachlage verdeutlichen: Wenn Sich fünf Mitarbeiter aus Ihrer Einkaufsabteilung zu einem persönlichen Meeting zusammensetzen, können Sie in direkter Gruppenarbeit verschiedene Ziele wie etwa Terminkoordination oder auch die Präsentation von Zahlen und Bilanzen schnell und effektiv vor Ort umsetzen. Wenn sich diese fünf Mitarbeiter nun aber auf fünf verschiedene Standorte verteilen, wird eine effektive Zusammenarbeit schwieriger, da räumliche und eventuell auch zeitliche Distanzen gegeben sind.

Groupware kann diese Schwachstellen beseitigen. Die meisten Lösungen aus dem Bereich Groupware bieten vor allem Möglichkeiten, mit denen Termine synchronisiert, Kontakte und Aufgaben zentral verwaltet sowie Informationen zentral gespeichert und verfügbar gemacht werden können.

Welche konkreten Vorteile bietet Groupware?

Die grundlegenden Vorteile von Groupware liegen nach den bisherigen Ausführungen praktisch auf der Hand: Die Gruppenarbeit beziehungsweise die Zusammenarbeit in Gruppen wird maßgeblich verbessert. Informationen werden schneller und umfassender zur Verfügung gestellt, wodurch sich die Zugriffsmöglichkeit der Gruppenmitglieder auf diese Ressourcen beschleunigt.

Parallel dazu werden individuelle Datenbanken überflüssig, da alle Mitarbeiter ihre Ergebnisse zeitgenau in gemeinsame Datenbanken einspeisen. Das verringert die Gefahr von Redundanz, zeitlichen Verzögerungen und zusätzlichen Arbeitsschritten, um Inhalte aus der individuellen Datenbank verfügbar zu machen. Eine weitere positive Eigenschaft von Groupware ist abhängig von der jeweils erworbenen Software: Audio- oder auch Videokommunikationssysteme sind häufig bereits in der Software integriert und ermöglichen eine direkte Kommunikation der Mitarbeiter untereinander. Diese vereinfachte Kommunikation wirkt sich positiv auf die Leistungsfähigkeit der Gruppe aus.

Besonderer Tipp: Internationale Unternehmen, bei denen Mitarbeiter in unterschiedlichen Zeitzonen an gemeinsamen Aufgaben arbeiten, nutzen Groupware schon seit den 1980er Jahren. Zeitliche wie auch räumliche Unterschiede werden durch Groupware ausgeglichen bzw. eliminiert.

Die Vorteile von Groupware auf einen Blick

  • Räumliche und zeitliche Distanzen werden eliminiert
  • Terminverwaltung fällt leichter
  • Kontaktverwaltung wird effizienter
  • Informationen werden schneller verfügbar gemacht
  • Redundanzen werden umgangen
  • Zeitersparnisse werden maximiert

Verschiedene Groupware-Lösungen für Ihr Unternehmen

Groupware gibt es bereits seit den 1980er Jahren, in der letzten Zeit werden aber immer mehr und immer effizientere Produkte in diesem Bereich entwickelt. Da Globalität und Flexibilität heutzutage eine immer größer werdende Rolle spielen, kommt Groupware heute auch verstärkt bei kleineren oder mittelständischen Unternehmen zum Einsatz. Wer beispielsweise Angestellte im Homeoffice beschäftigt, weiß, wie wichtig und zielführend der Einsatz von Groupware sein kann.

Genau aus diesem Grund möchten wir Ihnen nachfolgend verschiedene Hersteller und Produkte aus dem Bereich Groupware vorstellen. All diese Produkte vereinen jeweils ganz individuelle Vorteile in sich, besitzen für Ihr eigenes Unternehmen aber nicht stets denselben Nutzen. Gerade deshalb ist es wichtig, dass Sie sich für die passende Groupware entscheiden.

Exchange 2013

Microsoft Exchange Server Hosting in Köln

Microsoft Exchange Server gehört derzeit unumstritten, zu den wichtigsten und bekanntesten Produkten aus dem Bereich der Groupware. Die Software ist bereits seit einigen Jahren auf dem Markt erhältlich und wird immer wieder durch Updates und Erweiterungen sowie zusätzliche Module verbessert. Microsoft Exchange Server konzentriert sich in erster Linie auf die folgenden Aufgabenbereiche: Es werden unter anderem zentrale Ablage- sowie Verwaltungsmöglichkeiten für E-Mails, Kontakte, Aufgaben und Termine geboten. Microsoft Exchange Server kommt vor allem in Microsoft-Umgebungen zum Einsatz, da eine dementsprechende Software für die Nutzung vorausgesetzt wird.

Außerdem wird der Einsatz einer zusätzlichen Client-Software gefordert, wobei beispielsweise Microsoft Outlook für Exchange Server genutzt werden kann. Microsoft Exchange Server kommt vor allem bei großen und teilweise auch bei mittelständischen Unternehmen zum Einsatz. Wenn Sie mit dem Gedanken daran spielen, diese Software auch in Ihrem Unternehmen zu integrieren, sprechen Sie uns gern an, denn wir helfen Ihnen bei der Umsetzung. Zur besseren Übersicht, nachfolgend noch einmal ein Auszug aus der Funktionspalette von Microsoft Exchange Server:

  • E-Mails und Kalender können synchronisiert werden
  • Notizen und Aufgaben werden gemeinsam verwaltet
  • Adress- und Kontaktverwaltung
  • ein Adressbuch für das gesamte Unternehmen
  • mehr Schutz gegen Viren
  • effizienter Anti-Spam-Filter
  • Erstellung einer globalen Black- bzw. Whitelist
Kerio

Kerio Connect Webmail & Mailserver

Während Microsoft Exchange Server sich gerade wegen des hohen Kostenpunkts eher für große Unternehmen eignet, erweist sich Kerio Connect Webmail & Mailserver als preisgünstige und trotzdem voll funktionsfähige Alternative für kleine und mittelständische Unternehmen. Insbesondere die Unabhängigkeit von der Betriebssoftware auf Ihrem Rechner, dürfte für viele Unternehmen von großer Bedeutung sein. Kerio Connect Webmail & Mailserver läuft sowohl auf Windows-, wie auch auf Mac- oder Linux-Rechnern.

Mehr Flexibilität für Ihr Unternehmen kommt demnach mit Kerio Connect Webmail & Mailserver auf Sie zu. Sollte dieses Softwarepaket in punkto Groupware für Sie interessant sein, können wir uns gern ausführlich über die Integration in Ihr Unternehmen unterhalten, da wir Sie in vollem Umfang bei der Einführung beraten und unterstützen. Kerio Connect Webmail & Mailserver bietet eine ganze Bandbreite an verschiedenen Features und Optionen. Ein Auszug hieraus umfasst die folgenden Leistungsmerkmale:

  • Ordner können gemeinsam genutzt werden
  • Instant-Messaging wird möglich
  • E-Mail über IMAP und POP
  • mobile Endgeräte können eingebunden werden
  • Virenscanner ist bereits integriert
  • separate Freigabefunktion für Mails, Kalender und Kontakte
  • hochwertiger Anti-Spam-Filter
  • attraktives Webmail-Interface

Open-xChance hwr & Server

Open Source Groupware wird heutzutage gerade für kleinere und mittlere Unternehmen immer attraktiver, da die Bandbreite an offerierten Funktionen häufig nur minimal kleiner als bei den großen und sehr teuren Herstellern ist. Open-xChance hwr ist eine Software aus dem Bereich der Groupware, die auf einem OpenSource Code basiert.

Der Dienst läuft dementsprechend in erster Linie unter Linux. Wenn Sie hierzu eventuell noch Fragen haben oder weitere Auskünfte wünschen, weil Sie Open-xChance hwr gern in Ihrem Unternehmen als Groupware einführen möchten, können wir Ihnen gern weiterhelfen. Die wichtigsten Funktionen von Open-xChance hwr lassen sich wie folgt zusammenfassen:

  • effiziente Dokumentenverwaltung
  • E-Mail- und Aufgabenverwaltung
  • zusätzlicher WebMail Service
  • Java-API
  • Excel- und Word-Dateien können direkt im Browser bearbeitet werden
Zentyal

Zentyal, the Linus Small Business Server

Zentyal ist eine Groupware-Lösung, die speziell für kleine und mittelgroße Unternehmen entwickelt worden ist und deren Basis Ubuntu als Betriebssystem ist. Zentyal ist eine freie Groupware-Version, kann dafür aber auch im Vergleich zu den anderen Alternativen nur mit einem begrenzten Funktionsbereich aufwarten. Selbstverständlich helfen wir Ihnen auch bei der Einführung von Zentyal und beantworten Ihnen zusätzlich alle potentiell vorhandenen weitergehenden Fragen zu dieser oder einer anderen Groupware.

Zu den Aufgabenbereichen von Zentyal gehören:

  • Netzwerkinfrastruktur
  • Routing
  • Gateway
  • Sicherheit
  • Kommunikation

Groupware Beratung

Wenn Sie sich zwischen den von uns vorgestellten Alternativen nicht entscheiden können oder Fragen haben, die in den vorangegangenen Ausführungen nicht umfassend geklärt worden sind, würden wir uns über eine Kontaktaufnahme freuen. Dasselbe gilt selbstverständlich auch dann, wenn wir Sie bei der Einführung eines der obigen Produkte in Ihrem Unternehmen unterstützen dürfen.